Коли ви плануєте навчання, роботу, бізнес чи постійне проживання за межами України, ваші офіційні документи (свідоцтво про народження, диплом, довідка про несудимість тощо) мають бути визнані офіційними органами іншої держави. Цей процес міжнародного визнання називається легалізацією.
Існує три основних способи легалізації. Вибір правильного методу залежить виключно від того, до якої країни ви подаєте документи.
Апостиль (Apostille)
Це найшвидший та найпоширеніший спосіб легалізації.
Апостиль — це спеціальний штамп, що підтверджує автентичність підпису та печатки на офіційному документі. Він був запроваджений Гаазькою конвенцією 1961 року і є універсальним для всіх країн-учасниць цієї угоди (понад 120 держав і щорічно поповнюється).
Тобто, апостиль потрібен, якщо країна, куди ви подаєте документ, є учасником Гаазької конвенції. До таких країн належать більшість держав Європи, США, Японія, Австралія та багато інших.
В Україні апостиль проставляють різні міністерства, залежно від типу документа, наприклад:
- Міністерство освіти і науки (МОН): для дипломів, атестатів, додатків;
- Міністерство юстиції (Мін’юст): для свідоцтв РАЦС (про народження, шлюб, розлучення), нотаріальних документів, судових рішень;
- Міністерство закордонних справ (МЗС): для довідок МВС (про несудимість), медичних довідок.
Також апостиль можна отримати в ДПС, ДМС, МВС, Укрдержархіві.
Консульська легалізація
Це складна та багатоступенева процедура, що застосовується для "негаазьких" країн.
Консульська легалізація — це ланцюжок засвідчень, під час якого документ послідовно підтверджується Міністерством юстиції, Міністерством закордонних справ України, а фінальне засвідчення робить консульство тієї країни, куди ви прямуєте.
Консульська легалізація потрібна, якщо країна, куди ви подаєте документ, НЕ є учасником Гаазької конвенції.
Наприклад, така легалізація необхідна для подання документів до:
- Об'єднаних Арабських Еміратів (ОАЕ);
- Катару, Кувейту;
- Канади (хоча Канада приєдналася до Конвенції лише у 2024 році, деякі старі вимоги можуть зберігатися).
Це найдовший і найдорожчий спосіб. Він вимагає обов'язкового нотаріального перекладу та відвідування консульства, що додає додаткові етапи та збори. Ви можете замовити легалізацію документів в компанії https://ntidea.com.ua/ua/legalizatsiya-dokumentov "ТОВ НТідея", яка надає послуги "під ключ" з цього та багатьох суміжних питань.
Нотаріальне засвідчення копій та перекладів
Це допоміжна процедура, необхідна майже завжди, але недостатня для міжнародного визнання.
Нотаріальне засвідчення підтверджує лише те, що: а) Копія документа відповідає його оригіналу. б) Переклад документа виконано дипломованим перекладачем, і нотаріус засвідчує справжність його підпису.
Нотаріальне засвідчення потрібне перед апостилем або консульською легалізацією, а також після них (для засвідчення перекладу).
Важливо: Просто нотаріально засвідчена копія чи переклад не є легалізованим документом і не буде прийнята більшістю іноземних офіційних установ. Хоча для пред’явлення українських документів в країни пострадянського союзу – її може бути цілком достатньо. Радимо уточнювати цей момент перед замовленням.
Як обрати правильний спосіб легалізації?
Ваше рішення зводиться до одного головного питання: до якої країни ви подаєте документ?
Крок 1: Перевірте країну.
- Країна-учасник Гаазької конвенції? → Апостиль.
- Ні, не учасник? → Консульська легалізація.
Крок 2: Уточніть вимоги. Навіть у випадку Апостилю, різні країни можуть вимагати різне:
- "Подвійний апостиль" (наприклад, для Італії, Австрії, Португалії). Це означає: Апостиль на оригінал → Нотаріальний переклад → Другий Апостиль на переклад.
- Апостиль на нотаріальну копію. Деякі країни приймають Апостиль, проставлений не на оригінал, а на його нотаріально засвідчену копію.
Крок 3: Переклад. Визначте, чи потрібен вам звичайний нотаріальний переклад, чи присяжний переклад (особливо актуально для Польщі, Чехії, Німеччини).
Головна порада: Ніколи не починайте легалізацію без точного знання вимог приймаючої сторони (університету, роботодавця чи візового центру). Правильний вибір способу легалізації заощадить вам час, гроші та нерви.